Koszty ukryte w kurierach: Na co uważać w umowach

Większość firm kurierskich aktualizuje dopłatę paliwową co tydzień, zazwyczaj w każdy wtorek. W veltoragroup zauważyliśmy, że w grudniu 2024 roku te stawki wahały się od 13,2% do nawet 16,8%. Jeśli Twoja cena podstawowa za paczkę to 14,50 PLN, realnie płacisz już na starcie o ponad 2 złote więcej. To nie jest stały koszt, co sprawia, że planowanie budżetu na marketing staje się trudne.

Oprócz paliwa, od niedawna w fakturach pojawia się dopłata energetyczna. Wynosi ona zazwyczaj stałe 0,80 PLN lub 1,10 PLN od każdej przesyłki. Wydaje się, że to mało, ale przy 84 wysyłkach miesięcznie, tracisz prawie 100 PLN na pozycji, o której nikt nie wspomniał podczas podpisywania umowy. To realne pieniądze, które mogłyby pójść na lepsze opakowania lub rabaty dla stałych klientów.

To najczęstszy powód dopłat u naszych 47 aktywnych klientów. Kurier nie patrzy tylko na to, ile waży Twój towar, ale ile miejsca zajmuje w aucie. Standardowy przelicznik to zazwyczaj 1:4000 lub 1:5000. Jeśli wyślesz lekki, ale duży karton o wymiarach 60x40x40 cm, kurier policzy Cię za 19,2 kg, nawet jeśli w środku jest tylko 2 kg pluszu. To sprawia, że cena skacze z 15 PLN na 34 PLN za jedną sztukę.

Sposobem na to jest optymalizacja pudełek. Jeden z naszych partnerów z Warszawy zmienił rozmiar kartonu o zaledwie 4 cm na wysokości. Dzięki temu uniknął przekroczenia progu wagi gabarytowej w 124 paczkach wysłanych w listopadzie. Zaoszczędził w ten sposób 820 PLN w jeden miesiąc, nie zmieniając przewoźnika ani cen dla swoich odbiorców.

Przesyłka niestandardowa (NST) to koszt rzędu 15-25 PLN netto doliczany do podstawy. Wystarczy, że owiniesz karton folią stretch, która utrudnia przesuwanie się paczki na sorterze automatycznym. Dla kuriera to dodatkowa praca ręczna, za którą słono płacisz. W veltoragroup doradzamy, aby używać wyłącznie taśmy papierowej lub markowych kartonów bez folii, co eliminuje ten problem u 9 na 10 klientów.

Kolejnym kosztem są strefy odległe, czyli tzw. Out of Area (OOH). Jeśli wysyłasz towar do klienta w Bieszczadach lub pod Suwałki, kurier doliczy od 8 PLN do nawet 15 PLN za tzw. 'ostatnią milę'. Warto sprawdzić w kodach pocztowych u swojego handlowca, które rejony są objęte tą dopłatą. Często lepiej wysłać taką paczkę do automatu paczkowego, gdzie dopłata za strefę zazwyczaj nie obowiązuje.

Zawsze proś o załącznik w formacie CSV lub Excel do każdej faktury. Zbiorcza kwota na 5400 PLN nic Ci nie powie. Dopiero w arkuszu zobaczysz, ile razy naliczono Ci 'pusty podjazd' (zazwyczaj około 12-15 PLN) lub dopłatę za błędny adres. Często zdarza się, że klient pomylił kod pocztowy, a Ty płacisz 10 PLN za korektę adresu przez kuriera.

Marek Wiśniewski, nasz Prezes Zarządu, zawsze powtarza: 'E-commerce to matematyka'. Jeśli Twoja skala to około 150 paczek miesięcznie, masz już argumenty, żeby wynegocjować zniesienie dopłaty za podjazd lub obniżenie wskaźnika paliwowego. Nie bój się pytać o lepsze warunki co 6-8 miesięcy. Rynek przesyłek jest konkurencyjny i nikt nie chce stracić rzetelnego płatnika z powodu 50 groszy na paczce.