Jak skróciliśmy czas pakowania o 9 minut na zamówieniu

Magazyn w Pruszkowie nie był duży, ale droga, którą musiał pokonać pakowacz, przypominała tor przeszkód. Zmierzyliśmy to dokładnie 12 października 2023 roku przy pomocy zwykłego krokomierza. Pracownik musiał przejść 42 metry, żeby skompletować jedno zamówienie, pobrać karton, nakleić etykietę i odstawić paczkę na paletę odbiorczą. W e-commerce to matematyka – te metry przekładały się na zmęczenie i błędy, które zdarzały się w 4 na 83 wysyłane paczki. Ludzie biegali między regałami, tracąc czas na szukanie taśmy klejącej, która nigdy nie miała swojego stałego miejsca.

Analiza wykazała, że najwięcej czasu uciekało przy samym stole do pakowania. Blat miał wymiary 120 na 60 centymetrów, co było zdecydowanie za mało dla pudełek z butami zimowymi. Pakowacz musiał przekładać rzeczy z miejsca na miejsce, żeby w ogóle zmieścić karton wysyłkowy. Liczymy każdy grosz w logistyce, więc zamiast kupować nowe systemy automatyczne, postanowiliśmy po prostu przemodelować to, co już było na hali. Rynek nie wybacza wolnych dostaw, a klient czekał na swoje buty średnio 3 dni robocze, co generowało sporo telefonów z pytaniami o status zamówienia.

Sytuacja była napięta, bo zbliżał się szczyt sezonu przed końcem roku. Właściciel firmy rozważał zatrudnienie dodatkowych dwóch osób na umowę zlecenie, co kosztowałoby go około 7200 PLN miesięcznie samej pensji. My zaproponowaliśmy inne podejście: zamiast zwiększać liczbę ludzi, postanowiliśmy usunąć przeszkody, które ich spowalniały. Sprawdzamy fakty, nie obietnice, dlatego pierwszym krokiem było nagranie 3 godzin pracy na wideo i rozpisanie każdej sekundy na drobne elementy. Okazało się, że samo szukanie nożyka do taśmy zajmowało 22 sekundy na każdą paczkę.

Zamiast drogich maszyn, kupiliśmy w lokalnej hurtowni dwa solidne stoły warsztatowe z nadstawkami za łączną kwotę 3840 PLN brutto. Nowe stanowiska miały uchwyty na folię bąbelkową i taśmę zamontowane nad głową pracownika. Dzięki temu blat pozostał pusty i gotowy do pracy. Wprowadziliśmy też zasadę 'wszystko pod ręką' – kartony w trzech najpopularniejszych rozmiarach trafiły na półkę bezpośrednio pod blatem. To skróciło czas schylania się po opakowanie o prawie 14 sekund. E-commerce to matematyka, a w tym przypadku liczby nie kłamały: mniej ruchów to więcej wysłanych towarów w tym samym czasie.

Drugim kluczowym elementem było wprowadzenie prostych czytników kodów kreskowych marki Zebra, które kosztowały nas 890 PLN za sztukę. Wcześniej pracownicy ręcznie odhaczali produkty na wydrukowanych listach przewozowych. To był najsłabszy punkt systemu. Często mylili rozmiar 42 z 43, bo na papierze wszystko wyglądało podobnie przy słabym oświetleniu. Po wdrożeniu skanerów 18 listopada 2023 roku, liczba reklamacji z powodu pomyłek spadła niemal do zera. System po prostu nie pozwalał zamknąć zamówienia, dopóki skaner nie potwierdził poprawnego kodu EAN z pudełka.

Warto wspomnieć, że pracownicy początkowo byli sceptyczni wobec 'nowych porządków'. Myśleli, że chcemy ich kontrolować co do sekundy. Dopiero gdy zobaczyli, że o 16:00 ich praca jest faktycznie skończona i nie muszą zostawać na nadgodziny, zmienili zdanie. Szczerze mówiąc, największą barierą nie była technologia, ale przyzwyczajenia. Przez 4 lata robili to w jeden sposób i trudno było im uwierzyć, że przestawienie stołu o 90 stopni może cokolwiek zmienić. (Swoją drogą, odpowiednie oświetlenie nad stołem za 120 PLN zrobiło więcej dla morale niż niejeden owocowy czwartek).

Po miesiącu od wdrożenia zmian usiedliśmy do podsumowania danych z systemu magazynowego. Średni czas spakowania jednej paczki wyniósł 8.2 minuty. To o 9.2 minuty szybciej niż w październiku. Przy 114 zamówieniach dziennie daje to oszczędność na poziomie 1048 minut każdego dnia. To ponad 17 godzin pracy, które wcześniej były marnowane na chodzenie, szukanie i poprawianie błędów. Właściciel firmy mógł zrezygnować z szukania nowych pracowników, a obecny zespół zaczął wyrabiać się z całą wysyłką do godziny 15:45, zostawiając sobie czas na sprzątanie stanowisk.

Co ważne, poprawiła się też jakość pakowania. Dzięki temu, że taśma była zawsze w tym samym miejscu, a kartony były odpowiednio dobrane, paczki wyglądały schludniej. Sprawdziliśmy opinie klientów w grudniu 2023 roku – ocena szybkości dostawy wzrosła z 4.2 na 4.8 w popularnym serwisie opiniotwórczym. To bezpośrednio przełożyło się na większą liczbę powracających klientów. Wcześniej 12% kupujących wracało po kolejną parę, teraz ten wskaźnik podskoczył do 19%. W logistyce sprawność operacyjna to nie tylko koszt, to realne narzędzie sprzedażowe.

Nasze doświadczenie z 47 innymi klientami pokazuje, że najprostsze rozwiązania są najtrwalsze. Nie potrzebujesz systemu za 100 tysięcy złotych, żeby uporządkować mały magazyn. Wystarczy miarka, stoper i odwaga, żeby wyrzucić stare meble, które tylko zagracają przestrzeń. W veltoragroup wierzymy, że e-commerce to matematyka, a każda sekunda zaoszczędzona na magazynie to dodatkowy grosz marży, który zostaje w kieszeni przedsiębiorcy. Jeśli Twoi ludzie biegają 40 metrów do każdej paczki, to tracisz pieniądze szybciej, niż Ci się wydaje.